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FAQ – Déconfinement – Gestion du personnel

 

Foire aux questions (FAQ) - Déconfinement  (MAJ 19.06)

La FAQ ci-après est dédiée aux réponses statutaires qui vous sont nécessaires afin de faciliter la gestion des agents dans le contexte du déconfinement, de la reprise d’activité et par conséquent, de la reprise de leurs fonctions.

Nous vous invitons à la consulter très régulièrement, les réponses étant apportées sous réserve des précisions délivrées au niveau national.

>>> Voir notamment la FAQ de la DGAFP relative à la sortie du confinement.

 

Pour toutes questions liées aux situations de vos agents durant le confinement (temps de travail, congés, rémunération, prime...) et l'impact de l'état d'urgence sanitaire sur votre gestion RH, nous vous invitons à consulter notre FAQ - Covid-19 - Gestion du personnel.

 

Etablissement d'un Plan de reprise d'activité (PRA) 

Le plan de déconfinement gouvernemental est paru le 28 avril dernier et la date du 11 mai apparaît comme le 1er stade du déconfinement. Les employeurs territoriaux doivent également réfléchir aux modalités de leur reprise d’activité via l’établissement d’un plan de reprise d’activité (PRA).

De nombreuses questions se posent : Quels services rouvrir prioritairement, selon quelles modalités (télétravail, présentiel...), quelles sont les mesures à mettre en œuvre pour protéger la santé des agents et des usagers … ?

Pour vous aider dans vos démarches et réflexions, vous pouvez utilement consulter les outils mis à votre disposition par le service Prévention et Condition de travail et le service Médecine préventive, Social et Assurance du cdg69, accessibles depuis l’extranet du cdg69, via leur page dédiée : Covid-19 – Prévention / Santé.

Par ailleurs, dans une volonté d'harmonisation, le cdg69 a piloté la réalisation du guide de l'ANDCDG (Association nationale des centres de gestion) dédié au déconfinement. Vous pouvez le consulter sur la page extranet du service Prévention et Condition de travail et le service Médecine préventive, Social et Assurance (cf. lien ci-dessus).

Déconfinement du personnel

 

+ Que se passe-t-il à compter du 22 juin ?

Les annonces présidentielles font état d’un retour à la normale au 22 juin 2020 dans les écoles et les établissements scolaires ou dans les établissements d’hébergement pour personnes âgées. La publication de protocoles sanitaires pour rendre effectif ce retour à la normal est en cours (vous pouvez utilement consulter la FAQ prévention / santé à ce sujet). Néanmoins, des doutes subsistent.

1/ Concernant les agents vulnérables ou qui habitent avec une personne vulnérable

Aucun texte ni aucune annonce précise ne permet de re-considérer leur situation. À titre d’information, pour les salariés du secteur privé, nous sommes dans l’attente d’un décret qui doit fixer la date de sortie du dispositif d’activité partielle et, par conséquent, du dispositif d’isolement En attendant d’utiles précisions pour les agents du secteur public, ces agents doivent donc continuer à bénéficier d’ASA.

Pour rappel, ces agents, qu'ils soient eux-mêmes vulnérables ou qu'ils habitent avec une personne vulnérable, doivent être écartés du plan de reprise d’activité (PRA) en présentiel. S’ils ne peuvent exercer leur mission en télétravail, ils doivent fournir un arrêt de travail et sont placés ou maintenus en ASA - Maintien à domicile d'une personne à risques. Ce dispositif concerne l'ensemble de ces agents, quel que soit leur statut (fonctionnaire, agent contractuel de droit public ou de droit privé, "contractuel horaire", "faux vacataire"...), seules variant alors les règles relatives au remboursement des indemnités journalières.

Par ailleurs, la DGAFP répond dans sa FAQ à la question de savoir si on peut/doit interdire à un « agent vulnérable » au regard du COVID venir travailler s’il souhaite et s’il ne peut pas télétravailler (question n°8).

2/ Concernant les agents qui ne peuvent pas faire garder leur(s) enfant de moins de 16 ans car leur établissement scolaire/crèche/assistante maternelle n’est pas en mesure de les accueillir ou dont l'établissement d'accueil de leur enfant en situation de handicap n’est pas non plus en mesure de l’accueillir

En théorie, cette situation ne devrait plus se rencontrer au 22 juin. Néanmoins, la fermeture persistante de certains établissements scolaires pourra conduire les agents concernés à devoir garder leurs enfants au domicile.

Ces agents devront alors fournir un « certificat »/ « attestation » délivrée par l’établissement scolaire attestant que l’établissement est fermé ou n’est pas en mesure d’accueillir l’enfant. En cas d’impossibilité de télétravail du fait de leur emploi ou d’absence de solution de garde, sous réserve de précisions complémentaires d’ici le 22 juin, ils pourront continuer à bénéficier du régime de l’ASA dans les conditions habituelles d’octroi.

Pour rappel, si la garde des enfants résulte d’un choix de l’agent, la garde des enfants par ce dernier n’ouvre pas droit au bénéfice d’une ASA. L’agent doit poser des congés annuels.

 

 

Organisation du service 

+ Mon plan de reprise d'activité (PRA) doit-il recueillir l'avis du CT/CHSCT ?

 

OUI. Ainsi que l’a précisé Olivier DUSSOPT, à l’instar du PCA, le PRA nécessite une consultation des instances (CT, CHSCT).

Il convient de rappeler l’ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 adaptant le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l’état d’urgence sanitaire qui a prévu les modalités de délibérations à distance des instances (cf. FAQ Gestion du personnel - Consultation des instances). Par conséquent, la réunion des instances dans le contexte de l’urgence sanitaire étant aménagée, la théorie de la formalité impossible ne devrait pas devoir être invoquée.

+ Dois-je mettre en place un référent COVID ? (en partenariat avec le service Médecine et Prévention)

 

Sans que cela présente un caractère obligatoire, un référent pour la reprise d’activité pourrait être mis en place s’il a une mission précisément définie.

Vous pouvez vous rapprocher des services Prévention et Médecine préventive du cdg69 pour vous assister sur cette question et d’une manière générale sur l’élaboration et la mise en œuvre de votre PRA.

+ Puis-je imposer des prises de température à mes agents avant leur entrée en fonctions ? (en partenariat avec le service Médecine et Prévention)

 

NON. La prise de température est une donnée privée à caractère médical protégée en tant que telle par les dispositions du Code de la santé publique relatives au secret médical ainsi que par le RGPD s’agissant du son recueil, son utilisation et sa conservation.

En l’état actuel de la législation, aucune disposition ne permet de déroger à ces règles protectrices des libertés individuelles.

La CNIL a ainsi rappelé au début du confinement que « les employeurs doivent s'abstenir de collecter de manière systématique et généralisée, ou au travers d’enquêtes et demandes individuelles, des informations relatives à la recherche d'éventuels symptômes présentés par un employé/agent et ses proches. Il n’est donc pas possible de mettre en œuvre, par exemple (…) des relevés obligatoires des températures corporelles de chaque employé/agent/visiteur à adresser quotidiennement à sa hiérarchie (…) ».

>>> Recommandation de la CNIL concernant les mesures pour lutter contre le Covid-19

De même, le protocole de déconfinement des entreprises, élaboré par le Ministère du Travail, ainsi que le Haut Conseil de la Santé publique et la DGAFP recommandent de ne pas mettre en place ce type de mesure. En revanche, il est pertinent de sensibiliser et d’inviter les agents à la nécessité de faire « remonter » les informations relative à une éventuelle exposition au virus auprès de l’employeur ou des autorités sanitaires compétentes.

Compte tenu de ces éléments, la mise en œuvre de prises de température par l’employeur ne paraît pas envisageable sauf à risquer à la fois la violation du secret médical et des règles relatives à la protection des données (RGPD).

Dès lors, et sous réserve du respect des obligations mentionnées ci-dessus, l’installation d’appareils de prise de température sur le lieu de travail ne saurait conduire à ce que la prise de température soit :

  • imposée aux agents
  • systématique, puisqu’elle n’est qu’un des symptômes pouvant révéler une infection au covid-19 et ne permet pas de certifier l’atteinte (Voir l’avis du Haut Conseil de la santé publique en date du 28 avril 2020 sur ce point). Elle ne pourrait donc être réalisée, avec l’accord de l’agent, qu’en cas de suspicion d’infection et par un personnel de santé habilité, en mesure d’en évaluer la portée.
  • retracée dans un fichier quel qu'il soit. La CNIL précise en effet que « la règlementation sur les traitements de données ne s’applique qu’aux traitements automatisés (notamment informatiques) ou aux traitements non automatisés qui permettent de constituer des fichiers. Ainsi, la seule vérification de la température au moyen d’un thermomètre manuel (tel que par exemple de type infrarouge sans contact) à l’entrée d’un site, sans qu’aucune trace ne soit conservée, ni qu’aucune autre opération ne soit effectuée (tels que des relevés de ces températures, des remontées d’informations, etc.), ne relève pas de la règlementation en matière de protection des données ».
  • un critère permettant l’interdiction de l’accès aux locaux sans constituer une discrimination fondée sur l’état de santé et sanctionnée en tant que telle par le code pénal (articles 225-1 et -2)

Enfin, et en tout état de cause, un tel dispositif d’accès aux locaux nécessiterait la modification du règlement intérieur de la collectivité et, dès lors, imposerait la consultation préalable du CT et du CHSCT.

+ Puis-je exiger de mon agent qu'il se soumette à un test de dépistage du Covid-19 ? (en partenariat avec le service Médecine et Prévention)

 

NON. Les tests de dépistage du Covid-19 sont des examens de biologie médicale, tels que définis par l’article L. 6211-1 du code de la santé publique. Ces examens ne peuvent être réalisés que par un biologiste médical dans le respect des prescriptions sanitaires prévues pour chaque type d’examen (article L. L. 6211-7 du Code de la santé publique).

En l’état actuel de la législation, aucune généralisation de ces tests n’est prévue.

En outre, le dépistage du virus COVID-19 par un biologiste ne peut être opéré qu’après prescription médicale. L’ordonnance n°2020-386 du 1er avril 2020 prévoit, certes, en son article 2 que les médecins du travail peuvent procéder à ces tests de dépistage mais, d’une part, l’opportunité de sa réalisation repose sur le seul avis du médecin et, d’autre part, ce texte ne s’applique qu’aux employeurs de droit privé. Les employeurs publics et les médecins de prévention ne sont pas concernés par ces dispositions.

L’employeur ne peut donc, en tout état de cause, de lui-même, exiger ce dépistage.

 

Situation des agents 

Positions statutaires

+ Mon agent ne peut pas faire garder son enfant de moins de 16 ans car son établissement scolaire/sa crèche/son assistante maternelle n’est pas en mesure de l’accueillir, que dois-je faire ? L'établissement d'accueil de son enfant en situation de handicap est fermé, que dois-je faire ?

 

Lorsque l’agent est concerné par une reprise d’activité dans le cadre du Plan de reprise d’activité (PRA), et ce, quel que soit son statut (fonctionnaire, agent contractuel de droit public ou de droit privé, "contractuel horaire", "faux vacataire"...), plusieurs situations sont à distinguer en fonction du calendrier ci-après :

  • Situation du 11 mai au 1er juin

Le choix du gouvernement et du ministre a été de déconnecter les fonctionnaires (quel que soit leur temps de travail) et les contractuels, du dispositif prévu pour le secteur privé (placement en congé de maladie pour les gardes d’enfant de moins de 16 ans et les personnels fragiles). Dès lors, depuis le 16 mars, les agents dans l’impossibilité de faire garder leurs enfants ont donc été placés en autorisation spéciale d’absence pour garde d’enfants (ASA - Garde d’enfants), position administrative permettant « d’excuser » leur absence au travail.

Face à la reprise progressive et échelonnée de l’accueil des enfants dans les établissements scolaires, créches ou autres établissements de garde, ce dispositif est amené à perdurer durant tout le mois de mai ainsi que l’a indiqué Olivier Dussopt aux associations d’élus membres de la coordination des employeurs, le 30 avril 2020 et le précise la DGAFP dans sa FAQ - Déconfinement du 11 mai dernier.

  • Situation à partir du 2 juin

À partir du 2 juin, la fermeture persistante de certains établissements scolaires pourra conduire les agents concernés à devoir garder leurs enfants au domicile. Ces agents devront alors fournir un « certificat »/ « attestation » délivrée par l’établissement scolaire attestant que l’établissement est fermé ou n’est pas en mesure d’accueillir l’enfant. En cas d’impossibilité de télétravail du fait de leur emploi ou d’absence de solution de garde, ils pourront continuer à bénéficier du régime de l’ASA dans les conditions habituelles d’octroi.

En revanche, les agents dont les enfants peuvent être accueillis à l’école mais qui ne le souhaitent pas, ne pourront plus bénéficier d’ASA. En effet, dans ce cas, la garde de l’enfant relève d’une démarche volontaire de l’agent. Par conséquent, ceux qui seront sollicités dans le cadre du PRA devront prendre des congés, le cas échéant.

>>> Modèle d'arrêté - Déconfinement - ASA - Garde d'enfant

NB : Les modifications du régime juridique appliqué aux agents du secteur privé à partir du 1er mai n’ont pas d’impact sur la position administrative des agents publics. Cela est d ‘autant plus vrai que les salariés du secteur privé passent d’un régime « d’absence excusée » à un autre : congé de maladie à activité partielle, régime auquel l’employeur public n’est pas elligible. L’idée commune reste la même : les agents sont autorisés à garder leurs enfants ou à rester chez eux s’ils sont fragiles, seul le régime d’indemnisation diffère. L’objectif affiché est d’éviter une réduction de l’indemnisation des salariés concernés.

Pour l’employeur public, O. Dussopt a réaffirmé que le remboursement des indemnités journalières serait maintenu.

>>> Communiqué relatif à la déclaration des ASA - Remboursement des indemnités journalières

+ Quelle est la situation de l’agent qui refuse de confier ses enfants à l’école/ la crèche/ l'assistante maternelle alors que cela est possible ?

 

La DGAFP a précisé dans sa FAQ - Déconfinement du 11 mai 2020 que, entre le 11 mai et le 1er juin, il est prévu que le régime de l’ASA persiste : les agents, quel que soit leur statut (fonctionnaire, agent contractuel de droit public ou de droit privé, "contractuel horaire", "faux vacataire"...), ne pouvant télétravailler continuent d’être placés en ASA.

Cependant, à partir du 2 juin, l’ASA sera limitée aux agents n’ayant pas d’autre solution que de garder leurs enfants en raison de l’impossibilité de les scolariser. Une attestation délivrée par l’établissement scolaire ou la structure d'accueil indiquant que l’établissement est fermé ou n’est pas en mesure d’accueillir l’enfant (en raison d’un accueil par groupes d’enfants en nombre limité, par exemple) devra être présenté par l’agent. En revanche, lorsque les agents feront le choix volontaire, en dépit de l’ouverture des établissements scolaires ou des structures de garde pouvant accueillir leurs enfants, de ne pas les confier à ceux-ci, ils ne bénéficieront pas de l’ASA.

Olivier Dussopt a précisé que l’agent devra alors prendre des congés (sachant qu’en principe, il devrait être à son poste dès lors que son employeur s’est assuré de réunir les conditions nécessaires, en matière de santé-sécurité, à son activité).

>>> Modèle d'arrêté - Déconfinement - ASA - Garde d'enfant

+ Mon agent (ou la personne qui habite avec lui) est atteint d’une des pathologies à risques listées par le Haut Conseil pour la Santé publique ou est une femme enceinte dans son troisième trimestre, que dois-je faire ?

 

Ces agents, qu'ils soient eux mêmes vulnérables ou qu'ils habitent avec une personne vulnérable, doivent être écartés du plan de reprise d’activité (PRA) en présentiel.

S’ils ne peuvent exercer leur mission en télétravail, ils doivent fournir un arrêt de travail et sont placés ou maintenus en ASA - Maintien à domicile d'une personne à risques.

Ce dispositif concerne l'ensemble des agents, quel que soit leur statut (fonctionnaire, agent contractuel de droit public ou de droit privé, "contractuel horaire", "faux vacataire"...), seules variant alors les règles relatives au remboursement des indemnités journalières*.

>>> Modèle ASA - Maintien à domicile d'une personne à risques

*Concernant la procédure de déclaration et de remboursement des indemnités journalières :

>>> Communiqué relatif à la déclaration des ASA - Remboursement des indemnités journalières

+ Quel type de document justificatif dois-je demander à mes agents vulnérables (atteints d’une pathologie à risques, dans leur 3ème trimestre de grossesse ou de plus de 65 ans) ou aux personnes habitant avec une personne vulnérable ? (MAJ 28.05)

 

Depuis le 1er mai 2020, le dispositif de prise en charge des parents contraints de rester à domicile pour garder leur enfant, des personnes vulnérables ou des personnes cohabitant avec ces dernières a évolué pour les salariés de droit privé. Ces personnes, jusqu’à présent en arrêt de travail, sont désormais placées en activité partielle par leur employeur.

Par conséquent, pour ces salariés, le décret n°2020-73 prévoit désormais qu’ils ne peuvent plus bénéficier d’un arrêt de travail indemnisé. Leur médecin leur délivre donc désormais un certificat d’isolement permettant de justifier de leur qualité de personne vulnérable auprès de leur employeur au sens du décret n°2020-521 du 5 mai 2020.

Ce dispositif n’est toutefois pas applicable aux employeurs publics, car ces derniers ne peuvent pas bénéficier du mécanisme d’activité partielle. Le Ministère de la Santé précise d’ailleurs dans sa notice relative au certificat d’isolement que le médecin doit « s’assurer que la personne est bien salariée ». À défaut, le médecin doit produire un arrêt de travail.

Afin de bénéficier du remboursement des indemnités journalières par la CNAM, et afin de placer en ASA, leurs agents vulnérables, ou les personnes habitant avec elles, ne pouvant télétravailler, les collectivités doivent continuer à demander à ces derniers, quel que soit leur statut, (fonctionnaire à temps complet ou temps non complet, agent contractuel de droit public ou de droit privé, "contractuel horaire", "faux vacataire"...), la production d’un arrêt de travail délivré par leur médecin traitant ou de ville.

Seuls les agents atteints d’une ALD ou dans leur 3ème trimestre de grossesse, continuent de se déclarer sur le site declare.ameli.fr.

 

Cette position a été confirmée très récemment par le ministère de l’action et des comptes publics qui, en outre, explicite les mécanismes de déclaration et de remboursement.

>>> Communiqué relatif à la déclaration des ASA - Remboursement des indemnités journalières

NB : O. Dussopt, dans sa dernière conférence téléphonique avec les employeurs territoriaux, a indiqué que les difficultés rencontrées par les agents publics et leurs employeurs par rapport au site declare.ameli.fr sont en cours de traitement par les services du Ministère de la santé.

 

Récapitulatif

+ Je suis perdu et je ne sais pas dans quelle position placer mon agent

 

Le service Carrières et Expertise statutaire a synthétisé l'ensemble des situations de vos agents durant le déconfinement dans un tableau récapitulatif.

>>> Déconfinement - Gestion du personnel - Tableau récapitulatif

 

Déplacements

+ Un agent peut-il refuser de reprendre son poste parce qu’il n’a pas pu se procurer de masques pour son temps de transport collectif ? Un agent peut-il refuser de reprendre son poste du fait de ses déplacements (peur des transports collectifs/absence de transports collectifs) ? (en partenariat avec le service Médecine et Prévention)

 

Il convient de distinguer deux situations

  • L’obligation pour l’employeur de protéger la santé de l’agent pendant son temps de travail.

Dans la cadre de son PRA, l’employeur doit prévoir les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de ses agents au travail (mise à disposition de masques, gel hydro alcoolique, distance de sécurité …). Tout déplacement professionnel (hors trajet domicile-travail) via les transports collectifs (train, bus, etc..) doit donc être évité ou reporté. Si cela s'avère impossible, l'employeur devra alors fournir les masques nécessaires à ces déplacements. 

  • En dehors du travail, c’est à l’agent d’assurer sa propre sécurité avec, le cas échéant, les moyens mis à sa disposition par les pouvoirs publics et/ou l’autorité organisatrice des transports.

Lorsque l’agent est nécessaire à la reprise d’activité, il doit être présent sur son lieu de travail indépendamment de ses contraintes personnelles de transport. En revanche, dans le cadre de l’établissement de son PRA, l’employeur peut tenir compte de la situation des agents au regard des transports en priorisant ceux qui n’utilisent pas les transports en commun, notamment dans les premières semaines suivant le 11 mai. Cela peut être de nature à rassurer les agents concernés et favoriser la reprise d’activité.

Enfin, l’employeur peut également autoriser les agents à utiliser les dispositifs de protection individuelle qu'il fournit pendant le temps de trajet domicile-travail (à comptabiliser dans le temps d’usage du masque).

+ Mon agent peut-il effectuer librement ses déplacements professionnels ? (MAJ 04.06)

 

OUI. Les agents concernés par le plan de reprise d’activité peuvent être amenés, lorsque le télétravail n’est pas possible, à se rendre sur leur lieu de travail. Ces déplacements sont désormais librement autorisés.